Świadomy wybór reguły — przewaga, która chroni marżę
Incoterms 2020 to nie „papierowa teoria”, lecz zestaw reguł, które mogą zdecydować, czy transakcja zakończy się zyskiem, czy stratą.
To one określają, kto organizuje transport, ponosi koszty, dokonuje odpraw celnych i w którym momencie ryzyko przechodzi na drugą stronę. Dla małej firmy importującej pierwszy raz — błędny wybór może oznaczać realne straty.
Wyobraźmy sobie firmę, która zamówiła towar „EXW Shenzhen”. Cena była świetna, ale sprzedawca nie pomógł przy odprawie eksportowej ani transporcie – po prostu wystawił towar przed magazyn, a wszystkie pozostałe czynności pozostały po stronie kupującego.
Efekt? Towar utknął w chińskim magazynie na trzy tygodnie, a importer zapłacił podwójnie za fracht i składowanie.
EXW i FCA — minimalne i rozsądne zaangażowanie
EXW (Ex Works) oznacza, że sprzedawca udostępnia towar u siebie. Reszta — odbiór, transport, odprawy — leży po stronie kupującego. W praktyce to rozwiązanie dla doświadczonych importerów z lokalnym agentem w kraju dostawcy.
FCA (Free Carrier) jest już rozsądniejszym wyborem — sprzedawca ładuje towar i przekazuje przewoźnikowi, co daje importerowi kontrolę nad transportem międzynarodowym, ale bez chaosu przy odbiorze
Przykład: firma X z Poznania zaczęła importować elektronarzędzia. Dzięki FCA mogła sama zorganizować transport i uniknęła kosztów pośrednich. Gdyby wybrała EXW, musiałaby jeszcze zapłacić agencji za eksport.
FOB, CFR, CIF — morskie klasyki
Przy transporcie morskim kluczowy jest moment załadunku na statek.
- FOB (Free on Board) – ryzyko przechodzi w momencie załadunku.
- CFR (Cost and Freight) – sprzedawca opłaca fracht, ale ryzyko nadal leży po stronie kupującego.
- CIF (Cost, Insurance and Freight) – dodatkowo zawiera minimalne ubezpieczenie (zwykle z ograniczonym zakresem).
Firma Y, sprowadzająca meble z Wietnamu, początkowo wybierała CIF. Po pierwszej zalanej partii (ubezpieczenie nie obejmowało szkód wodnych!) przeszła na FOB — z własną polisą cargo i pełną kontrolą nad frachtem.
DAP i DPU — dostawa pod drzwi, ale z cłem po stronie kupującego
DAP (Delivered at Place) to najczęstszy wybór importerów z UE. Sprzedawca dowozi towar pod wskazany adres, ale odprawę importową i cło opłaca kupujący.
DPU idzie krok dalej – obejmuje też rozładunek.
Przykład z praktyki: firma z Gdańska zamówiła maszyny DAP, ale zapomniała przygotować odprawy importowej. Kierowca przyjechał z towarem, nie było MRN – towar utknął na parkingu, a magazyn naliczył 2 000 zł za składowanie.
DDP — najwygodniejsze i… najniebezpieczniejsze
Na papierze wygląda idealnie: sprzedawca zajmuje się wszystkim, łącznie z odprawą importową. Ale DDP to ryzyko — jeżeli sprzedawca nie ma lokalnej rejestracji VAT lub EORI, może wystąpić jako importer bez prawa do odliczenia podatku.
Efekt? Towar dostarczony, faktura opłacona, ale importer nie może odzyskać VAT, bo formalnie nie był stroną odprawy.
Taki scenariusz spotkał firmę handlową z Krakowa. Towar przyjechał z UK z adnotacją „DDP – VAT included”, ale brakowało polskiego dokumentu celnego SAD. Po trzech miesiącach księgowość musiała dopisać VAT z własnych środków.
UWAGA!!! W praktyce prawdziwe DDP występuje rzadko. Najczęściej importer zostaje z kłopotami – pewien importer towaru handlowego kupował towar na warunkach DDP z Chin. Po 3 latach i kilku transakcjach, okazało się ze towar nie był clony, dostawca wprowadził go w błąd, co formalnie spowodowało, że importer wprowadził towar do obrotu nielegalnie. Jak się z tego wyplątać? O tym w innej naszej publikacji.
Czego Incoterms NIE regulują
Incoterms nie określają momentu przejścia własności, warunków płatności, kar umownych ani zasad jakości i kontroli. To trzeba wpisać w kontrakt.
UWAGA!!! Wbrew powszechnym przekonaniom, DDP nie oznacza faktury „bez VAT”, a EXW nie zwalnia z odpowiedzialności za jakość.
Ryzyko podatkowo-celne
W imporcie do UE wartość celna decyduje o naliczeniu VAT. Reguła Incoterms wpływa więc na to, kto jest importerem, kto ma prawo do odliczenia VAT, a także kto odpowiada za dokumentację (SAD, PoD).
W DAP – importerem jest nabywca lub jego agent.
W DDP – formalnie sprzedawca.
Jak dobrać Incoterms do własnych kompetencji
Dla nowych importerów bezpieczne są:
- FCA/FOB – kontrola kosztów i dokumentów,
- DAP – komfort dostawy bez ryzyka podatkowego.
UWAGA!!! EXW zostaw dla doświadczonych z lokalnym agentem, a DDP stosuj tylko, gdy sprzedawca ma pełne i potwierdzone kompetencje i uprawnienia celne i podatkowe w kraju dostawy.
Najczęstsze błędy
- Brak dokładnego adresu przy DAP/DDP – kończy się dopłatami.
- Stosowanie FOB w transporcie drogowym – błędne.
- DDP bez weryfikacji rejestracji VAT sprzedawcy.
- EXW bez zorganizowania eksportu – towar nie ruszy.
- Brak ubezpieczenia cargo.
Checklist negocjacyjny dla mikroimportera
Zacznij od nawiązania współpracy z profesjonalną agencją celną – najlepiej jeszcze na etapie poszukiwania dostawcy. A w kolejnych krokach, przy wsparciu profesjonalistów:
- Wybierz regułę adekwatną do doświadczenia i twojej specyficznej sytuacji (FCA/FOB/DAP).
- Ustal z dostawcą zakresy odpowiedzialności za poszczególne etapy procesu i dokumentację.
- Jeśli decydujesz się na DDP koniecznie przed pierwszą płatnością potwierdź uprawnienia dostawcy do dokonywania procedur celnych oraz regulowania należności podatkowych w kraju importu towarów.
- Zadbaj aby w umowie znalazł się dokładny adres dostawy i warunki, których nie regulują Incoterms (moment przejścia własności, warunki płatności, kary umowne, zasad jakości i kontroli
- Zapewnij ubezpieczenie cargo.
Wybierz regułę adekwatną do doświadczenia i twojej specyficznej sytuacji (FCA/FOB/DAP).
W umowie wpisz dokładny adres dostawy i warunki, których nie obejmują Incoterms (moment przejścia własności, warunki płatności, kary umowne, zasad jakości i kontroli)
Ustal, kto odprawia i komu przysługują dokumenty.
Zweryfikuj, kto jest importerem i jakie ma rejestracje.
Zapewnij ubezpieczenie cargo.
Podsumowanie
Dobre Incoterms to jak pas bezpieczeństwa – nie eliminują ryzyka, ale ratują marżę, gdy coś pójdzie nie tak.
Nie kopiuj klauzul z cudzego kontraktu! Wybierz regułę, która pasuje do Twojego poziomu kontroli i zaufania do sprzedawcy.
Źródła: