Światowa Rada Żeglugi (World Shipping Council, WSC) opublikowała raport, który nie pozostawia złudzeń – ponad 11% przesyłek kontenerowych na świecie jest kwestionowanych przez służby celne i graniczne.

To alarmujący sygnał dla importerów, eksporterów i spedytorów: w globalnym handlu zbyt często popełniane są błędy, które mogą oznaczać opóźnienia, dodatkowe koszty, a w skrajnych przypadkach nawet poważne konsekwencje prawne.

Ale raport to tylko część rzeczywistości.

Do tego dochodzą sytuacje, których nie da się przewidzieć – jak np. awarie systemów celnych. Te pokazują, że nawet najlepiej przygotowana dokumentacja nie gwarantuje płynnej odprawy.

11% przesyłek pod lupą – co nie działa?

Według danych WSC (2023–2024):

• 60% problemów to błędy w deklaracjach celnych – m.in. niezgodności w klasyfikacji taryfowej (kodach CN/HS), pochodzeniu czy wartości towarów,
• 30% przypadków to rozbieżności między zadeklarowaną a rzeczywistą zawartością kontenerów – np. niezgłoszone towary, materiały niebezpieczne,
• 10% to naruszenia przepisów szczególnych – np. sankcji, ograniczeń importowych czy wymogów dotyczących produktów podlegających kontrolom fitosanitarnym.

Wyobraźmy sobie przedsiębiorcę importującego komponenty elektroniczne z Azji. W dokumentach zamiast pełnego kodu taryfowego użyto zbyt ogólnego numeru. W efekcie – kontener trafia do rewizji, odprawa się przedłuża, pojawiają się koszty magazynowania.

A przecież to tylko „mały błąd” w dokumentacji.

Awarie systemów – czynnik nie do przewidzenia

Nawet perfekcyjnie przygotowana dokumentacja nie gwarantuje płynnej odprawy.

Proces może zostać wstrzymany z przyczyn całkowicie niezależnych od importera czy agencji celnej – typowym przykładem są awarie systemów celnych.

Zdarzają się one również w Polsce, m.in. w systemach AIS/IMPORT PLUS.

W takich sytuacjach istnieją co prawda procedury awaryjne, ale ich przepustowość jest znacznie niższa niż w standardowych systemach cyfrowych. Jeszcze poważniejsze konsekwencje niesie awaria systemu ZEFIR obsługującego płatności – wówczas realizacja odprawy może się okazać niemożliwa.

Skutek? Kontenery czekają, piętrzą się, a granice zaczynają się korkować.

Powody awarii mogą być różne:

• błędy ludzkie w obsłudze i konserwacji,
• przeciążenie serwerów,
• a nawet cyberataki.

Ryzyka, których nie da się wyeliminować

Raport WSC wskazuje, że najwyższy odsetek kwestionowanych przesyłek występuje w portach Azji Wschodniej (ok. 15%) i Europy Wschodniej (ok. 12%). W Ameryce Północnej jest to 8% – dzięki bardziej jednolitym regulacjom.

W praktyce oznacza to, że niezależnie od jakości pracy agenta celnego, pozostają ryzyka systemowe i zewnętrzne.

Agencja może przygotować perfekcyjną dokumentację, a mimo to odprawa stanie w miejscu z powodu awarii systemu lub dodatkowej kontroli wynikającej z polityki bezpieczeństwa w danym porcie.

Dlaczego doświadczenie i taryfikacja mają znaczenie?

Mimo że nie na wszystko można się przygotować, istnieją obszary, w których doświadczenie i precyzja mają ogromny wpływ na ograniczenie ryzyka. Kluczowym przykładem jest prawidłowa taryfikacja towarów.

Kod taryfowy decyduje nie tylko o stawce cła i VAT, ale także o:

• obowiązku przedstawienia dodatkowych dokumentów (np. świadectwa pochodzenia, certyfikaty fitosanitarne),
• konieczności uzyskania zezwoleń (np. przy imporcie towarów podlegających ograniczeniom),
• a nawet o tym, czy towar nie podlega sankcjom.

Nieprawidłowa taryfikacja może oznaczać:

• cofnięcie zgłoszenia i opóźnienie odprawy,
• dodatkowe koszty magazynowania i inspekcji,
• naliczenie zaległych należności wraz z odsetkami,
• w najgorszym przypadku – odpowiedzialność karną skarbową.

Dlatego tak ważna jest umiejętność czytania dokumentów i interpretacji przepisów, a także doświadczenie w obsłudze podobnych przesyłek.

Rekomendacje WSC i praktyka rynku

Światowa Rada Żeglugi wskazuje trzy filary, które mogą pomóc w ograniczaniu ryzyka:

1. Lepsza jakość dokumentacji – staranna weryfikacja faktur, deklaracji, świadectw pochodzenia.
2. Szkolenia personelu – wiedza praktyczna to największe zabezpieczenie przed błędem.
3. Technologie – cyfrowe systemy śledzenia, integracje z platformami celnymi, automatyczne walidacje danych.

Praktyka pokazuje jednak, że równie ważne jest:

• współdziałanie z doświadczonymi agencjami celnymi,
• budowanie planów awaryjnych na wypadek nieprzewidzianych sytuacji (np. awarii systemów),
• stała komunikacja z organami celnymi i kontrahentami.

Podsumowanie

Raport WSC i doświadczenia z praktyki importowej prowadzą do jednego wniosku: odprawa celna nie jest formalnością, a kluczowym elementem bezpieczeństwa łańcucha dostaw.

Prawidłowa taryfikacja, kompletna dokumentacja i współpraca z doświadczonym agentem celnym mogą zminimalizować ryzyka, ale nigdy ich nie wyeliminują w 100%. Bo w tym procesie zawsze uczestniczą także inne podmioty i systemy – od administracji celnej, przez operatorów portowych, po dostawców technologii.

Dlatego firmy działające w handlu międzynarodowym powinny traktować procedury celne jako strategiczny obszar biznesu – i inwestować w wiedzę, procesy oraz partnerów, którzy pomogą im bezpiecznie poruszać się w świecie coraz bardziej złożonych regulacji.

👉 Źródła i inspiracje:

• World Shipping Council, raport nt. kompletności kontenerów 2023–2024,
• Artykuł Artura Kiełbasińskiego, Porty Morskie, Terminale, Logistyka Morska, Transport Morski (09.09.2025),
• Seria „Bestiariusz importu” – Fullbax, case study: awarie systemów celnych.