W dzisiejszym złożonym środowisku biznesowym, zgodność z międzynarodowymi sankcjami stała się niezbędnym elementem działalności każdej firmy prowadzącej operacje w Unii Europejskiej.
Bez względu na wielkość Twojego przedsiębiorstwa, skuteczny program zgodności z sankcjami może być kluczowym narzędziem w zarządzaniu ryzykiem i unikaniu poważnych konsekwencji prawnych.
Czym jest program zgodności z sankcjami?
Program zgodności z sankcjami to wewnętrzny system procedur i mechanizmów, który pomaga zapewnić przestrzeganie zobowiązań prawnych wynikających z międzynarodowych sankcji (nazywanych również środkami ograniczającymi).
Chociaż prawo Unii Europejskiej nie definiuje dokładnie, co taki program powinien zawierać, nie oznacza to, że Twoja firma go nie potrzebuje – wszystkie podmioty działające w UE są zobowiązane do przestrzegania prawa unijnego, w tym sankcji nakładanych przez UE.
Co istotne, nie istnieje uniwersalny program zgodności z sankcjami. Każde z ponad 30 milionów aktywnych przedsiębiorstw w UE ma własne potencjalne narażenie na ryzyko związane z sankcjami.
Program zgodności będzie zależeć od wielkości, struktury i zakresu działalności firmy, a także od charakteru dostarczanych towarów i usług.
Sześć kluczowych kroków do stworzenia skutecznego programu
1. Przeprowadź ocenę ryzyka
Pierwszym krokiem w zapewnieniu zgodności Twojej organizacji z sankcjami jest zidentyfikowanie potencjalnych zagrożeń.
Wyobraź sobie przedsiębiorcę importującego towary z różnych krajów – musi on dokładnie przeanalizować, czy którykolwiek z jego dostawców lub ich produkty nie są objęte restrykcjami.
Ryzyka mogą wynikać z:
- Twoich klientów, w tym agentów lub pośredników
- Twojego łańcucha dostaw
- Branży, w której działasz lub którą wspierasz
- Uwarunkowań geograficznych, takich jak lokalizacja Twojej firmy, agentów, klientów lub dostawców
Po zidentyfikowaniu rodzajów ryzyka, oceń ich wpływ na Twoją działalność. Rozważ:
- Wpływ – jaki byłby koszt dla Ciebie, gdyby to ryzyko wystąpiło? Mogą to być straty biznesowe, wpływ na reputację, a nawet konsekwencje prawne.
- Prawdopodobieństwo – jak prawdopodobne jest wystąpienie tego ryzyka? Czy jest to tylko teoretyczne ryzyko, czy też wystąpiło już gdzie indziej w Twojej firmie lub w szerszej branży?
Te oceny pomogą Ci ustalić priorytety w kolejności rozwiązywania tych zagrożeń, zaczynając od najwyższych i najbardziej znaczących.
2. Wykaż zaangażowanie kierownictwa
We wszystkich firmach to zarząd nadaje ton całej działalności. „Ton z góry” jest równie ważny w MŚP, jak i w dużej korporacji.
Wyobraź sobie właściciela małej firmy logistycznej, który regularnie organizuje spotkania zespołu, podczas których podkreśla znaczenie przestrzegania przepisów dotyczących sankcji. Takie podejście ma bezpośredni wpływ na kulturę organizacyjną i zachowania pracowników.
Oczywiście, deklaracje wsparcia powinny iść w parze z działaniami:
- Przydziel zadania związane z przestrzeganiem sankcji odpowiednim osobom, jasno określając, kto nadzoruje zgodność w całej firmie
- Deleguj wystarczające uprawnienia tym osobom i zapewnij im łatwy dostęp do najwyższego kierownictwa w przypadku problemu
- Zapewnij wystarczające zasoby do wdrożenia programu zgodności z sankcjami
3. Szkolenia i zwiększanie świadomości
Twój program zgodności z sankcjami i apetyt na ryzyko powinny być udokumentowane w politykach i procedurach. Jasno określa to zarówno podejście do zgodności z sankcjami, jak i sposób praktycznego osiągnięcia tego celu.
Wyobraź sobie specjalistę ds. zamówień w firmie produkcyjnej, który dzięki odpowiedniemu szkoleniu potrafi zidentyfikować podejrzane zapytania od potencjalnych klientów z regionów objętych sankcjami. Ta umiejętność może uchronić firmę przed nieświadomym naruszeniem przepisów.
Wszyscy odpowiedni pracownicy powinni być przeszkoleni w zakresie rozpoznawania i zarządzania ryzykiem związanym z sankcjami w swoim obszarze działalności. Szkolenie to może być przeprowadzone wewnętrznie lub z pomocą zewnętrznych organizacji, takich jak organizacje branżowe, konsultanci lub agencje celne.
Ponieważ ryzyka związane z sankcjami zmieniają się, a zapracowani ludzie mogą zapomnieć o tym, czego się nauczyli, szkolenia te powinny być regularnie odświeżane.
4. Przeprowadź należytą staranność wobec kontrahentów i transakcji
Wdrażając polityki sankcyjne w codziennej działalności biznesowej, będziesz musiał przeprowadzić skuteczną należytą staranność.
Należyta staranność w zakresie sankcji to proces identyfikacji, zapobiegania i zarządzania potencjalnymi ryzykami związanymi z sankcjami w Twojej firmie.
Twoje polityki i procedury powinny określać, co to oznacza dla różnych działań w Twojej firmie.
W zależności od ustaleń oceny ryzyka, możesz być zmuszony do przeprowadzenia należytej staranności w odniesieniu do:
- Kontrahentów biznesowych, takich jak dostawcy, klienci, agenci, dystrybutorzy i przedstawiciele
- Dostawców logistycznych
- Samych towarów lub usług
- Pracowników
5. Przeglądy wewnętrzne i audyty
Przeglądy wewnętrzne i audyty zapewniają, że wdrożenie programu zgodności z sankcjami w organizacji skutecznie odpowiada na potencjalne ryzyko sankcji.
Wyobraź sobie firmę handlową, która co kwartał przeprowadza wewnętrzny przegląd wszystkich nowych klientów i transakcji.
Podczas jednego z takich przeglądów, zespół ds. zgodności odkrywa transakcję z podmiotem, który niedawno znalazł się na liście sankcyjnej.
Dzięki regularnemu przeglądowi, firma może natychmiast przerwać relację biznesową i zgłosić sprawę odpowiednim organom, minimalizując potencjalne konsekwencje prawne.
W przypadku większego MŚP lub firmy narażonej na znaczące ryzyko, przeglądy wewnętrzne mogą być regularnie przeprowadzane przez zespół nadzorczy specjalizujący się w ryzyku prawnym lub sankcyjnym.
Audyty są zwykle przeprowadzane rzadziej przez niezależną funkcję, która zapewnia niezależne zapewnienie dla kierownictwa.
6. Prowadzenie dokumentacji
Prowadzenie dokumentacji jest istotną częścią programu zgodności z sankcjami. Nie każda decyzja w Twojej organizacji musi być rejestrowana, ale te, które dotyczą decyzji o działaniach wysokiego ryzyka, powinny być.
Wyobraź sobie importera, który prowadzi szczegółową dokumentację wszystkich procesów weryfikacji dostawców z krajów podwyższonego ryzyka.
Gdy organy celne kwestionują legalność konkretnej transakcji, firma może przedstawić kompleksową dokumentację pokazującą, że przeprowadziła dogłębną analizę due diligence przed nawiązaniem współpracy.
Jeśli wykonywane przez Twoją firme operacje zostaną zakwestionowane, możesz być zmuszony udowodnić – a nie tylko wyjaśnić – dlaczego uznałeś określoną transakcję za zgodną z prawem, jeśli Twoja ocena ryzyka sklasyfikowała operację jako działalność wysokiego ryzyka.
Podsumowanie
Stworzenie skutecznego programu zgodności z sankcjami to nie tylko kwestia przestrzegania przepisów – to strategiczna inwestycja w bezpieczeństwo i stabilność Twojego biznesu.
Niezależnie od wielkości Twojej firmy, program ten powinien być oparty na ryzyku: powinien odzwierciedlać unikalne zagrożenia, na które narażona jest Twoja firma, i podejmować kroki współmierne do tych zagrożeń, aby skutecznie je ograniczać.
Pamiętaj, że jeśli wiesz lub podejrzewasz, że proponowana transakcja lub inna działalność stanowiłaby naruszenie unijnych środków ograniczających, nie możesz jej kontynuować ani w niej uczestniczyć. To samo dotyczy sytuacji, gdy wiesz, że proponowana transakcja lub inna działalność prawdopodobnie doprowadzi do obejścia przepisów.
Aby dowiedzieć się więcej na temat zgodności z sankcjami lub uzyskać profesjonalne doradztwo w tej dziedzinie, skontaktuj się z nami.
Artykuł przygotowano w oparciu o wytyczne The EU Sanctions Helpdesk Team.
Chcesz być na bieżąco z najnowszymi informacjami dotyczącymi odpraw celnych i zgodności z przepisami międzynarodowymi? Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj regularne aktualizacje prosto na swoją skrzynkę mailową.