Data aktualizacji: 2 listopada 2026 r.
Administratorem danych osobowych jest Bartłomiej Gudalewski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą GloBeArt LTD. BARTŁOMIEJ GUDALEWSKI, pod adresem: ul. Bitwy Białostockiej 9, niski parter, lok. 1, 15-102 Białystok, NIP: 9661821626, REGON: 388362780, dalej „Administrator”.
Kontakt w sprawach danych osobowych:
e-mail: twoje@odprawycelne.online;
telefon: +48 690 252 922;
korespondencyjnie: na adres Administratora.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Pytania i żądania dotyczące danych osobowych należy kierować bezpośrednio do Administratora.
Polityka dotyczy serwisów:
odprawycelne.online;
customs-agent.online;
kalkulator.odprawycelne.online;
digi7all.odprawycelne.online;
odprawy-celne-uk.pl;
gudalewski.pl.
Obejmuje również przetwarzanie danych w związku z zapytaniami, przygotowywaniem ofert, obsługą klientów, reprezentantów i osób kontaktowych oraz realizacją usług celnych i usług towarzyszących.
W przypadku określonych usług lub procesów Administrator może przekazywać dodatkowe informacje dotyczące przetwarzania danych.
W zależności od rodzaju sprawy Administrator przetwarza:
Dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię i nazwisko, adres, adres e-mail i numer telefonu.
Dane dotyczące działalności gospodarczej i reprezentacji, w szczególności firmę, NIP, EORI, stanowisko, funkcję, podpis oraz informacje wynikające z pełnomocnictw.
Dane zawarte w zleceniach, fakturach, dokumentach handlowych, transportowych i celnych, korespondencji oraz dokumentacji postępowań.
Dane kierowców, przedstawicieli, nadawców, odbiorców i innych osób uczestniczących w realizacji zlecenia — w zakresie niezbędnym do jego obsługi.
Dane z dokumentów potwierdzających tożsamość, miejsce zamieszkania lub inne okoliczności istotne dla konkretnej procedury, jeżeli ich pozyskanie jest niezbędne i posiada podstawę prawną.
Dane związane z korzystaniem z portali i narzędzi, w tym dane konta, historia czynności, adres IP i logi techniczne.
Dane otrzymujemy bezpośrednio od osób, których dotyczą, a także od klientów, ich przedstawicieli, kontrahentów, przewoźników, partnerów uczestniczących w obsłudze zlecenia oraz właściwych organów. W niezbędnym zakresie korzystamy również z publicznych rejestrów, w szczególności CEIDG, KRS oraz rejestrów służących weryfikacji identyfikatorów podatkowych i celnych.
Prosimy o przekazywanie wyłącznie danych i dokumentów potrzebnych do danej sprawy.
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
a) Przygotowanie oferty, zawarcie i wykonanie umowy
Dotyczy to sytuacji, gdy osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy albo zwraca się o podjęcie działań przed jej zawarciem.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
b) Obsługa zapytań, kontakt z przedstawicielami klientów i organizacja realizacji zleceń
Uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie korespondencji, weryfikacja umocowania, zapewnienie sprawnej współpracy oraz obsługa umów zawartych z podmiotami reprezentowanymi przez te osoby.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
c) Wykonywanie obowiązków prawnych
Obejmuje to obowiązki wynikające z przepisów celnych, podatkowych i rachunkowych, w tym prowadzenie i przechowywanie wymaganej dokumentacji, realizację obowiązków przedstawiciela celnego oraz udzielanie informacji uprawnionym organom.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami regulującymi daną czynność.
d) Ochrona praw i rozliczenie odpowiedzialności
Uzasadnionym interesem Administratora jest dokumentowanie przebiegu zlecenia, rozpatrywanie reklamacji, ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz wykazanie prawidłowości wykonanych czynności.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
e) Bezpieczeństwo i obsługa narzędzi informatycznych
Uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie dostępności i bezpieczeństwa systemów, zarządzanie dostępem, wykrywanie nadużyć oraz wyjaśnianie incydentów.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku funkcjonalności niezbędnych do wykonania umowy z użytkownikiem — również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
f) Czynności wymagające zgody
Jeżeli określona czynność wymaga zgody, Administrator wskazuje jej cel i zakres przy jej zbieraniu. Dotyczy to w szczególności opcjonalnych technologii analitycznych lub reklamowych, jeżeli są stosowane.
Podstawa przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Na dzień aktualizacji polityki Administrator nie prowadzi wysyłki newsletterów ani kampanii marketingowych e-mail lub telefonicznych. Korespondencja dotycząca zapytania, oferty przygotowanej na żądanie lub realizowanego zlecenia służy obsłudze danej sprawy.
Podanie danych przy korzystaniu ze strony lub kierowaniu zapytania jest dobrowolne. Bez informacji niezbędnych do rozpoznania sprawy udzielenie odpowiedzi lub przygotowanie oferty może jednak nie być możliwe.
W przypadku zleceń podanie określonych danych może być warunkiem zawarcia lub wykonania umowy albo wynikać z przepisów. Brak wymaganych danych może uniemożliwić przyjęcie zlecenia, dokonanie zgłoszenia lub przeprowadzenie danej procedury.
Dane mogą być przekazywane, w niezbędnym zakresie, następującym kategoriom odbiorców:
Dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, usług chmurowych, kopii zapasowych, bezpieczeństwa i obsługi IT.
Dostawcom systemów obsługi korespondencji i zleceń, zarządzania dokumentacją, księgowości, fakturowania oraz narzędzi wspomagających analizę i przygotowanie dokumentów, w tym narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję.
Operatorom systemów i portali służących przygotowaniu, przesyłaniu i obsłudze zgłoszeń celnych, tranzytowych oraz innych formalności związanych z realizacją zlecenia.
Podmiotom zapewniającym zabezpieczenia celne, gwarancje i obsługę tranzytów, a także przedstawicielom celnym i partnerom operacyjnym uczestniczącym w konkretnej sprawie.
Przewoźnikom, spedytorom, operatorom magazynów i terminali oraz innym uczestnikom obsługi towaru, jeżeli wymaga tego zakres zlecenia.
Podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, ubezpieczeniowe, bankowe, płatnicze, pocztowe i kurierskie.
Organom celnym, podatkowym, inspekcjom, sądom i innym instytucjom uprawnionym do otrzymania danych.
Nie każde zlecenie wymaga przekazania danych wszystkim wymienionym kategoriom odbiorców.
Odbiorcy mogą działać jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora albo jako odrębni administratorzy, zależnie od ich roli i podstawy działania.
Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać informacje o konkretnych odbiorcach jej danych w ramach wykonywania praw wynikających z RODO.
Międzynarodowy charakter zleceń oraz korzystanie z usług informatycznych mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, również przez zapewnienie dostępu do danych z państwa trzeciego.
Takie przekazanie wymaga podstawy określonej w rozdziale V RODO. W zależności od odbiorcy i państwa może nią być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi środkami uzupełniającymi.
Wyjątki przewidziane w art. 49 RODO mogą być stosowane jedynie po spełnieniu ich szczególnych warunków; sam międzynarodowy charakter usługi nie stanowi wystarczającej podstawy przekazania.
Informacje o konkretnym transferze, państwie odbiorcy i zastosowanej podstawie oraz sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń można uzyskać pod adresem twoje@odprawycelne.online. Informacje wymagane przy pozyskiwaniu danych są przekazywane również w ramach obsługi właściwej usługi.
Dokumentacja zleceń i procedur celnych
Dane przechowujemy przez czas realizacji zlecenia i zakończenia związanych z nim procedur, a następnie przez okres wymagany prawem.
Dla dokumentów objętych art. 9 polskiego Prawa celnego w związku z art. 51 ust. 1 unijnego kodeksu celnego okres wynosi pięć lat. Liczy się go:
przy dopuszczeniu do obrotu na zasadach ogólnych i wywozie — od końca roku przyjęcia zgłoszenia;
przy szczególnym końcowym przeznaczeniu — od końca roku ustania dozoru celnego;
przy innych procedurach, w tym tranzycie, oraz czasowym składowaniu — od końca roku zamknięcia procedury lub zakończenia czasowego składowania.
Jeżeli właściwe przepisy wymagają dłuższego przechowywania, zastosowanie ma dłuższy termin.
Dokumentacja podatkowa i rozliczeniowa
Dane przechowujemy przez wymagany okres archiwizacji oraz do upływu przedawnienia właściwego zobowiązania podatkowego. Co do zasady jest to pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zdarzeń przedłużających ten okres.
Zapytania, które nie doprowadziły do zlecenia
Korespondencję przechowujemy przez okres obsługi zapytania i do 12 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu. Dokumenty zbędne do dalszej obsługi lub ochrony praw usuwamy wcześniej.
Pełnomocnictwa i dokumentacja stałej współpracy
Przechowujemy je przez okres obowiązywania, a następnie tak długo, jak są potrzebne do wykazania umocowania i prawidłowości czynności w sprawach objętych obowiązkową archiwizacją lub ochroną roszczeń.
Logi techniczne
Logi służące bieżącemu bezpieczeństwu i diagnostyce przechowujemy do 12 miesięcy od zarejestrowania zdarzenia. Historia operacji stanowiąca dowód realizacji zlecenia podlega okresowi przechowywania właściwemu dla dokumentacji tego zlecenia.
Postępowania, incydenty i roszczenia
Jeżeli dokumentacja dotyczy kontroli, postępowania, reklamacji, incydentu lub roszczenia, odpowiednie dane mogą być przechowywane dłużej — przez okres wymagany przepisami albo niezbędny do zakończenia sprawy i ochrony praw Administratora.
Nie przedłużamy przechowywania wszystkich danych wyłącznie na podstawie ogólnej możliwości wystąpienia przyszłego sporu.
Po ustaniu podstaw przechowywania dane są usuwane lub poddawane nieodwracalnej anonimizacji.
Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo:
dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki tego prawa;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby;
wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Prawo do usunięcia danych nie oznacza obowiązku usunięcia dokumentów, które Administrator musi zachować zgodnie z prawem lub które są niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
Żądania należy kierować na adres twoje@odprawycelne.online. W razie uzasadnionych wątpliwości Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.
Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Poszczególne serwisy mogą różnić się wykorzystywanymi technologiami.
Cookies i podobne rozwiązania niezbędne do transmisji komunikatu lub dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika mogą działać bez zgody. Pozostałe wymagają uprzedniej informacji oraz zgody zgodnej z obowiązującymi przepisami.
Opcjonalne technologie analityczne lub reklamowe mogą być uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody. Odmowa ich używania nie ogranicza dostępu do podstawowych funkcji niewymagających tych technologii.
Informacje o konkretnych technologiach, ich dostawcach, celach i okresach działania powinny być udostępnione w danym serwisie przed dokonaniem wyboru. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.
Ustawienia przeglądarki umożliwiają dodatkowo blokowanie i usuwanie cookies. Samo wejście na stronę lub dalsze jej przeglądanie nie stanowi zgody.
Administrator korzysta z narzędzi informatycznych wspierających obliczenia, przetwarzanie dokumentów, analizę informacji i organizację obsługi.
Decyzje wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływające na osobę nie są podejmowane wyłącznie automatycznie. Przyjęcie lub odrzucenie zlecenia podlega rzeczywistej ocenie człowieka, który może zweryfikować i zmienić wynik działania systemu.
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka, w szczególności ogranicza dostęp do osób uprawnionych oraz dobiera zabezpieczenia służące ochronie poufności, integralności i dostępności danych.
Polityka może być zmieniana w związku ze zmianami prawa, zakresu usług lub sposobów przetwarzania danych. Aktualna wersja wraz z datą aktualizacji jest publikowana w serwisach Administratora.
Jeżeli zmiana wymaga odrębnego poinformowania osób lub uzyskania zgody, Administrator podejmuje odpowiednie działania.
